Specjalizacje

Compliance

Szybko zmieniające się otoczenie prawne oraz oczekiwania rynku wymuszają stałą weryfikację wewnętrznych zasad panujących w firmie. Dodatkowo potrzeba stawiania na specjalistyczną wiedzę i zmiany kadrowe wymuszają sporządzenie zbiorczych źródeł informacji. Pozwalają one na łatwe wdrożenie w standardy organizacji nowych pracowników oraz specjalistów, którzy na co dzień nie mają pełnej wiedzy na temat nowelizacji przepisów. Standaryzacja części procesów w zgodzie z prawem pozwala uniknąć sytuacji potencjalnych sankcji i ryzyka utraty reputacji. System compliance to efekt pracy interdyscyplinarnego zespołu prawników, którzy specjalizują się w poszczególnych zagadnieniach, łącząc wiedzę teoretyczną z praktyką. Wypracowane w ten sposób procedury umożliwiają szybkie i skuteczne przekazywanie informacji w organizacji i tworzenie funkcjonalnych struktur oraz procedur minimalizujących potencjalne ryzyka.

Chcesz porozmawiać o szczegółach?

Co oferujemy?
Nasza kancelaria pomaga podmiotom w zakresie compliance poprzez:

  • audyty compliance wskazujące potencjalne ryzyka i sposoby ich minimalizacji;
  • opracowanie procedur dostosowanych do indywidualnej sytuacji przedsiębiorstwa;
  • tworzenie dokumentacji w zakresie m.in. prawa pracy, księgowości, podatków, postępowania antymobbingowego, postępowania antykorupcyjnego, ochrony danych osobowych, ochrony konkurencji i konsumenta, własności intelektualnej oraz przemysłowej;
  • utworzenie dokumentacji compliance obejmującej analizę wymogów stawianych przez kontrahentów oraz ryzyk związanych z podejmowaniem działań na rzecz organizacji przez inne podmioty;
  • kompleksowa obsługa compliance dla podmiotów nieposiadających własnych wyspecjalizowanych działów;
  • wsparcie zespołu doświadczonych prawników dla istniejącego departamentu compliance;
  • udział w wewnętrznych postępowaniach dyscyplinarnych lub wyjaśniających powstałe naruszenia;
  • kontrolę naruszeń i wdrożenie systemu ostrzegania przed potencjalnymi naruszeniami oraz informowania o zaistniałych nieprawidłowościach;
  • wsparcie w wykrywaniu zaistniałych uchybień względem norm wewnętrznych lub przepisów prawa;
  • prowadzenie kontroli przestrzegania wdrożonych procedur;
  • weryfikację zmian otoczenia prawnego i wdrażanie niezbędnych zmian w istniejących procedurach oraz dokumentacji;
  • wprowadzenie niezbędnych zmian organizacyjnych;
  • szkolenia dla kadry menedżerskiej i pracowników;
  • reprezentację w postępowaniach administracyjnych, cywilnych i karnych;
  • wsparcie podczas kontroli i działań prowadzonych przez organy państwa.

Komu pomagamy?

Compliance w sektorze publicznym
Compliance to szereg działań, które wykonywane są dla przedsiębiorstw prywatnych i sektora publicznego. System zarządzania zgodnością wdrażany jest w organizacjach, które chcą uniknąć ryzyk związanych z przeoczeniami i błędami, a także w jednostkach samorządowych zainteresowanych działaniem również antykorupcyjnym. Nasza kancelaria każdorazowo dostosowuje swoje doradztwo do potrzeb określonego pomiotu. Wyznaczamy zespół prawników specjalizujących się w różnych dziedzinach prawa, celem precyzyjnego i kompleksowego zarządzania zgodnością działań z obowiązującymi regulacjami.

Compliance w przedsiębiorstwie
Przedsiębiorstwa prywatne bardzo często zainteresowane są audytem compliance, który umożliwia zweryfikowanie potencjalnych ryzyk i wskazanie możliwości ich minimalizowania. W kręgu zainteresowania tych podmiotów są m.in.: ochrona danych osobowych, przepisy prawa pracy, ład korporacyjny, ochrona praw autorskich czy też praw własności przemysłowej, informowanie o planowanych zmianach w prawie wpływających na funkcjonowanie firmy, dostosowanie praktyk firmy do wymagań oraz procedur kontrahentów, ochrona środowiska, przepisy podatkowe, kwestie związane z ochroną konkurencji i konsumenta. Powyższe obszary stanowią ważny aspekt funkcjonowania przedsiębiorstwa, a dbałość o wiedzę pracowników poprzez szkolenia i ciągłe dostosowywanie procedur do wprowadzanych nowelizacji pozwalają unikać błędów.

Samorządy, sektor publiczny oraz firmy prywatne z nim współpracujące oprócz powyższych zagadnień zainteresowane są także kwestiami związanymi z działaniem antykorupcyjnym. Odpowiednie procedury zmniejszające ryzyko niewłaściwego zachowania ze strony pracowników pozwalają szybko reagować i zapobiegać powyższym przestępstwom. Dobrze utworzony system monitorowania i informowania o nieprawidłowościach pozwoli uniknąć potencjalnych strat związanych z naruszeniami.

W jaki sposób pomagamy?
Nasza kancelaria prawna pomaga dbać o zgodność działań podmiotu z prawem poprzez audyty ryzyk i tworzenie dokumentacji compliance. Nasz interdyscyplinarny zespół prawników wspiera w procesie wdrażania procedur oraz szkoli pracowników z ich stosowania. Dzięki współpracy specjalistów z różnych dziedzin prawa możliwe jest skuteczne zadbanie o bezpieczeństwo klienta, prognozowanie potencjalnych zagrożeń i wdrażanie środków zapobiegających nieprawidłowościom. Ciągłe monitorowanie zmian otoczenia prawnego umożliwia nam wskazywanie istotnych nowelizacji z punktu widzenia funkcjonowania organizacji oraz opracowanie niezbędnych zmian celem wypełnienia nowych obowiązków. W swoich działaniach łączymy wiedzę teoretyczną z praktyką, dzięki czemu odpowiadamy na indywidualne zapotrzebowanie klienta.

W przypadku podmiotów, które posiadają własne departamenty compliance, wspieramy osoby odpowiedzialne za zapewnienie zgodności działań z prawem poprzez doradztwo prawne i opracowanie opinii, audyty ryzyk i naruszeń, reprezentację w postępowaniach karnych, administracyjnych i cywilnych oraz szkolenia. Dzięki temu dział compliance uzyskuje dodatkowe specjalistyczne wsparcie ułatwiające bieżącą pracę i minimalizujące potencjalne błędy. Takie rozwiązanie jest szczególnie istotne w przypadku, gdy dotychczasowy zespół napotka na skomplikowane problemy lub podczas kontroli, postępowań sądowych lub administracyjnych.

Kancelaria prawna jako podmiot zewnętrzny prowadzi kompleksową obsługę w ramach compliance poprzez cykliczne monitorowanie potencjalnych ryzyk, wdrażanie niezbędnych zmian, nadzorowanie przepływu informacji czy współpracę z organami nadzoru. Nasz zespół prawników szkoli na bieżąco kadrę menedżerską, przekazując aktualne informacje na temat procedur, nieprawidłowości i o popełnieniu czynów zabronionych, a także w zakresie kontroli oraz postępowań toczących się w podmiocie.

Zarządzanie zgodnością działań z prawem uwzględniać musi nie tylko wewnętrzne procedury, ale również zewnętrzne aspekty compliance. Z tego względu zespół naszych prawników opracowuje procedury dostosowane do wymagań kontrahentów, a także dotyczące podmiotów podejmujących działania w imieniu klienta. Nasza kancelaria prawna szczegółowo analizuje indywidualne potrzeby organizacji celem przygotowania optymalnych rozwiązań.

Doświadczenie kancelarii
Nasza kancelaria od wielu lat przeprowadza audyty compliance w firmach, podmiotach działających w sektorze publicznym oraz jednostkach samorządowych. Wskazujemy potencjalne ryzyka i minimalizujemy ich skutki poprzez odpowiednio przygotowane procedury, dokumentację oraz szkolenia dla pracowników. Nasz zespół prawników świadczy usługi bieżącego wsparcia w ramach compliance, ciągle analizując zmieniające się otoczenie prawne klienta i wprowadzając niezbędne zmiany w ramach zgodności działań z prawem. 

Posiadamy wieloletnie doświadczenie we współpracy z już istniejącymi działami compliance, jak i przy kompleksowej obsłudze podmiotów w ramach systemu zarządzania zgodnością. Nasze zaangażowanie pomogło niejednej firmie uniknąć potencjalnych sankcji dzięki wczesnemu wykryciu ryzyka naruszeń i jego eliminacji poprzez zmianę procedury oraz utworzenie odpowiednich dokumentacji.

Wdrażając compliance dbamy o odpowiednie przeszkolenie menedżerów i pracowników. Tylko świadome procedur osoby będą efektywnie je stosować, dzięki czemu możliwie bezie uniknięcie strat wynikających z kar za naruszenia lub powiązanych z utratą reputacji. Dbamy także o to, aby klienci mogli sprawnie współpracować, tworząc odpowiednio dopasowane rozwiązania do określonych wymogów kontrahentów i zabezpieczając organizację przed konsekwencjami działań na jej rzecz przez inne podmioty.

Jakie znaczenia ma compliance?
Compliance służy do zapewnienia zgodności działań organizacji z prawem. Jego celem jest zapobieganie potencjalnym konsekwencjom i karom finansowym lub stratom wizerunkowym wynikającym z nieprawidłowości. Odpowiednio przygotowane wewnętrzne procedury pozwalają uniknąć przypadkowych błędów, wskazać postępowanie na wypadek pomyłek lub też w przypadku kontroli organów. 

Przedsiębiorcy w większości nie są zobligowani do utworzenia systemu zarządzania zgodnością. Pewien wyjątek stanowią określone ich kategorie – przykładowo banki, w ramach których funkcjonują jednostki do spraw zgodności z regulacjami. Nie zmienia to faktu, że każdy przedsiębiorca powinien rozważyć przeprowadzenie audytu i wdrożenie rozwiązań compliance. Odpowiednio wdrożony system pozwoli bowiem uniknąć błędów i odpowiedzialności za przykładowo uchybienia popełnione przez pracowników lub inne podmioty działające w imieniu firmy.

Z punktu widzenia przedsiębiorstwa, podmiotu działającego w sektorze publicznym lub samorządu istotne jest to, w jaki sposób zapewnić zgodność działań z prawem pod względem strukturalnym. Należy powiem pamiętać, że obowiązki w zakresie compliance wypełniać muszą kreślone osoby – z wewnętrznego działu compliance lub podmiotu zewnętrznego. Należy w tym zakresie pamiętać, że tego typu obowiązków nie można zlecać departamentom, które w ramach systemu zarządzania zgodnością powinny być kontrolowane, m.in. kadry, księgowość, departament prawny itp. Powierzając tego typu odpowiedzialność określonym osobom warto pamiętać, że powinny one tworzyć multidyscyplinarny zespół, w skład którego wchodzić będzie doświadczona grupa prawników.

Alicja Laskowska
Radca Prawny
Alicja Laskowska
Telefon, Email

TEL/FAX: +48 34 322 28 99
TEL.: + 48 668 936 441
KOM. + 48 602 622 260
biuro@kancelaria-janik.com

Adres

SIEDZIBA GŁÓWNA
Kancelaria Janik i Wspólnicy
ul. Dąbrowskiego 26/1
42-200 Częstochowa

ODDZIAŁ KATOWICE
ul. Jana III Sobieskiego 11 lok. CD18
40-082 Katowice

Godziny otwarcia

Godziny pracy biura:
poniedziałek – piatek 9:00 – 17:00